明故宫校区综合楼学校会议室管理办法
发布者:审核   发布时间:2012年4月20日   阅读次数: 2223

明故宫校区综合楼学校会议室(接待室)是学校举行会议、接待宾客的重要场所。为保证学校会务、对外接待及重要活动的正常开展,提高会议室的使用效率,特制定本办法

一、会议室功能定位

1. 小型会议室(820920室),是学校召开党委常委会议、校长办公会、校领导碰头会、校领导接待上级领导与兄弟单位主要领导以及海内外知名人士、签订事关学校发展和对外交流等方面的协议、合同、备忘录的场所。

2. 贵宾接待室(819919室),是学校领导接待重要客人、安排临时小型会议的场所。

3. 中型会议室(11楼会议室),是学校召开中型工作会议,举行小型学术报告、讲座等活动的场所。

二、会议室使用管理规定

1. 学校会议室原则上只供学校举行各种会议、对外接待和举办各种活动使用。学校各部门和单位确有需要使用该会议室,须提前三天向党政办综合科提出申请,经审批同意后方可使用。

2. 凡列入学校一周主要活动日程安排上使用的会议室(接待室),必须确保其正常使用,不得发生临时挤占等影响其使用的情况。

3. 若各部门和单位预定的会议室与学校临时性重要会议或活动发生冲突,以学校会议或活动为先。

4. 会议室使用茶水、杯子、水果、话筒等由物管人员准备,自带设备由物管人员协助指导使用。

5. 会议室使用部门要爱护室内设施和物品,不得随意移动或损坏室内家具、物品,并注意室内环境卫生,不得随地吐痰和乱扔杂物等。

6. 会议结束后,使用部门负责收回会议材料,撤下横幅,关闭会议室灯具、空调、风扇、投影仪和门窗。

三、会议室日常管理与维护

1. 会议室由党政办综合科统一管理,物管人员负责日常使用的维护工作,根据会议需求提前将会场准备到位。

2. 物管人员应严格服从党政办公室人员的管理,每天上午上班前对会议室进行彻底清扫,以保持室内干净整洁。

3. 物管人员确保会议室内的家具摆放整齐有序,布置规范。

4. 物管人员定期检查会议室内的家具、设备,发现问题及时报党政办综合科处理。

5. 物管人员会前四十分钟开门、开窗、通风、送电、打水、打开空调。

6. 物管人员会后及时清扫,切断电源,关闭门窗,做好安全防范工作。

7. 本规定由学校党政办公室负责解释,自颁布之日起执行。

 

附件:明故宫校区综合楼学校会议室使用审批表 

                                                                                                   党政办公室

二〇一二年四月十八日