党政办公室会议组织与管理办法
发布者:审核   发布时间:2010年5月10日   阅读次数: 3313

为了进一步加强我校会议的组织与管理工作,使之逐步规范化、制度化,提高会议质量和工作效率,结合我校实际,制定本办法。

一、召开会议的原则

(一)坚持精简、务实、高效的原则。减少不必要的会议,力求用最短的时间和最少的人力、物力、财力,达到会议的最佳效果。

(二)坚持会议的计划性原则。要严格执行会议日程表制度,一般情况下要尽量减少安排临时性会议。

(三)坚持超前准备的原则。要加强会议的基础工作,从会前准备、议题收集到会中服务、会后总结等,都要制定工作程序,使会务工作纳入规范化、科学化轨道。

(四)坚持主题突出的原则。要紧紧围绕会议的主要议题,从日程安排、材料组织等各方面保证会议目的的实现。对需要重点研究解决的问题,提供详实的材料,以利议深议透。

(五)坚持节俭办会的原则。要严格控制会议经费开支,不讲排场,控制会议时间和参会人员,压缩会议服务人员;一般的中小型会议,不搞形式主义的开幕式和闭幕式。

二、学校大型会议的筹备

(一)大型会议的类别

学校大型会议包括校庆、党代会、教代会、团代会等。

(二)会议的组织与筹备

1.组成秘书机构

会前组成秘书班子,分设文字组、行政组、组织组、宣传组和保卫组。总称会议秘书处。

①文字组,负责撰写工作报告、决议、决定草案、会议总结报告的初稿、会议典型的选择、发言稿等,安排日程表及文稿打字、校对、印刷、装订、分发、印发大会手册、简报、文件袋、发言目录、会议名单等。

②行政组,负责印制会议代表证、列席(特邀)代表证、工作人员证、会议通知、安排食宿、医疗、车辆、会场、文娱活动等。

③组织组,负责制印选举名单、选票、准备票箱,起草选举主持人主持词,组织实施选举等。

④宣传组,负责新闻报道、会场音响,书写并张挂()会标,散发会议宣传材料,注意调查研究,使会议更具有针对性。

⑤保卫组,负责会议的安全保卫工作。

2.会前准备工作

①预案制定,即拟定议题内容、会议规模,向主管部门报送召开会议的请示、起草会议预算、发出会议通知和向来宾发送请柬等。

②会场布置,主席台座次要事先标明或印出名单表,并通知有关人员。同时准备好会场音响、照明设施、应用的国歌等录音带、通风保暖、场地划分、进出路线等。

③议程安排,秘书人员应根据初定的议程拟出日程表,应注意安排好食宿、车辆、医疗、保卫、文娱活动等。

④文件准备工作,起草开闭幕词、工作报告、决议以及会议须知、作息时间表等。

⑤其它,如准备入场券、代表证、工作证、投票箱、选票,以及发奖仪式、集体摄影等活动的组织工作。

3.会前检查工作

应重点检查:文件材料、会场布置、主席台、音响效果、安全保卫、出席人员的落实等情况。

4.会务工作

①安排好会议时间、用车、行车路线、停车地点、来宾住房;

②接待报到、登记;

③安排来宾食宿、文娱活动,协助主席团或主持人及时掌握会议动态,主要是大会报告之后各组的反映;

④整理代表的提案、批评、建议,送交大会研究处理;

⑤协助主持人组织确定大会发言,做好大会决议、决定、规定、条例等文件的修改工作等。

5.会议后的整理工作

①根据会议情况写出会议纪要,编发新闻报道稿件;

②总结会务工作,撰写会议日志;

③安排校外代表的离校,若是省外来宾应提早了解登记其返程日期,并代购车、机票;

④各类文件该归档的归档,该收回的收回。记录要及时整理、承办、交办、转办、催办,特别是教代会的决案、提案的办理工作,应将有关文件及时归口分类办理。

三、学校行政工作会议

(一)会议的种类

学校行政工作会议一般有:

1.校长办公会议。会议内容一般为讨论决定学校的重大发展、改革、重要决策等事项;

2.学术委员会、教师职称评审委员会、学位委员会、各专项工作领导小组等会议。会议内容一般为研究审议学校的校务、教学、科研、教师职称、学位等方面的重大问题;

3.各学院、机关各部处负责人工作会议。会议内容一般为传达上级文件或会议精神,布置和研究学校或系、处的工作;

4.校长分口召开的专门性会议。会议内容一般为研究或解决某方面的专门问题,或协调处理某些具体问题;

5.校领导下基层召集的工作汇报会。内容一般为了解信息、调查研究,处理一些基层的实际问题。

(二)会议的准备工作

1.前四种会议须事先确定好会议的主要议题。一般由校长或其他校领导提出议题,另外也可由党政办将各职能处、系需提交会议讨论决定的问题进行审查提出建议。

2.会议材料的准备。由各职能处、系提交上会讨论的问题,一般应由各职能处筹办,党政办秘书督办。需会议上研究的文件,如学校规划、年度工作计划、校长工作报告、各种重大改革方案、建设方案、预决算方案、重要人事安排、机构设置问题、重要规章制度的建立、修改和废除等,一般应在会议前两天把材料送发给参加会议人员,并通知准备意见。

(三)会议的记录工作

1.学校重要会议的记录,一般由党政办秘书承担。担任记录工作的秘书,必须提前到会,检查到会人员情况,对未及时到会的同志再行催办。与会人员较多的会议,应进行签到,会后检查缺席的单位或人员,并把会议的主要内容给予转达。

2.认真做好会议记录。重要会议要录音,并将录音存档。未听清楚的重要问题或会议决定不够明确的,秘书可在会时或会后向有关领导询问清楚,进行补记。

3.会后尽快对记录进行整理,对漏字丢句及文法不通之处给予修改和补充。写出会议纪要后送主持会议的校领导审批,存档。

(四)会议决定的落实

1.会议记录人员对会议明确作出的决定和需要贯彻的精神,应撰写纪要(时间一般不超过三天)。纪要撰写好后,应送校领导审阅。并经主管校长签发后由党政办秘书编号,然后打印下发(时间不超过一周)。对于尚待进一步讨论研究才能确定的事项或暂需保密的内容不发纪要。

2.会议做出的规定,超出“纪要”的发放范围,可以用文件的形式(如“通知”、“规定”等)下发。一般需由有关业务部门按照会议提出的意见修改,经主管校长审核后印发。

3.须再议事项。应注意排入下次会议。

四、会议室的管理

科学馆会议室、综合楼会议室,分别由科学馆管理办公室、综合楼物业管理办公室统一管理,安排使用。

(一)使用范围

办公楼会议室主要用于全校性的会议,一般不安排校内的其它活动。特殊情况(校外租用)需经党政办主任批准。

(二)优先使用的次序

1.党政办等安排的重要会议;

2.各业务部门召开的全校性会议;

3.挂靠在学校的单位召开的会议;

4.其它会议。