党政公文处理暂行规定
发布者:审核   发布时间:2010年3月10日   阅读次数: 1891

为进一步规范学校党政公文(以下简称公文)处理工作,提高公文质量和处理效率,根据《中国共产党公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》,结合我校实际,制定本规定。

 

第一章   

第一条  公文是学校党政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书,是传达上级方针政策、指示精神,发布学校规章制度、工作部署,实施学校管理功能的重要载体,也是学校请示报告、对外联系的重要工具。

第二条  公文处理指学校党政公文的拟制、办理、管理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条  公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全;必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定。无密级的公文可以在办公自动化系统中运行,实行全程网上流转;有密级的公文一律以纸质文件运行,确保国家秘密安全。

第四条  公文处理实行统一指导、分级管理的原则。党政办公室(以下简称党政办)是学校党政公文的管理机构,负责学校党政公文处理工作,并对各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。各拟稿部门(机关部、处、办、直属单位、学院等)应有一位负责同志分工负责公文处理工作,并须指定专人从事公文处理工作。

 

第二章  公文种类

第五条  学校党政公文种类有:决议、决定、意见、通知、通报、通告、报告、请示、批复、函、规定、公告、会议纪要等,行文时应严格区分各文种,不得混用。

第六条  各类公文的适用范围:

(一)决议

适用于学校党委有关会议讨论通过的重要决策事项。

(二)决定

适用于对学校重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或撤销下级机关不适当的决定事项。

(三)意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(四)通知

适用于发布校内政策、规章制度,传达上级机关的指示,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员等。

(五)通报

适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。

(六)通告

适用于公布校内外各有关方面应当遵守或者周知的事项。

(七)报告

适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出建议,呈文备案,答复上级机关的询问。

(八)请示

适用于向上级机关请求指示、批准,并要求批复。

(九)批复

适用于答复下级部门的请示事项。

(十)函

适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

(十一)规定

适应于学校党委对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

(十二)公告

适用于向校内外宣布学校重大事项。

(十三)会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

 

第三章  公文格式

第七条  公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文部门标识、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位等部分组成。

(一)涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,其中,“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数、序号。

(二)紧急公文应当根据紧急程度,标明“特急”或“急件”等级。

(三)发文部门标识应当使用发文部门全称或者规范化简称:学校党委发文用“中共南京航空航天大学委员会”,学校行政发文用“南京航空航天大学”,党政联合发文用“中共南京航空航天大学委员会”“南京航空航天大学”。

(四)发文字号应当包括单位代号、年份、顺序号。党政联合行文在发文字号栏只标党委发文字号。会议纪要不标发文字号。

(五)上行文应当注明签发人姓名。党政联合上行文,要注明党委、行政签发人,党委签发人排列在前。

(六)标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般不再标明发文部门。标题中涉及学校名称的,原则上上行文和平行文用“南京航空航天大学”表示,下行文用“我校”表示。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

(七)主送单位。指公文的主要受理单位,应当使用全称或规范化简称、统称。

(八)正文。公文主体,叙述公文主要内容,要求情况确凿,言简意赅。

(九)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。

(十)成文日期按年、月、日顺序用汉字书写。成文日期以负责人签发的日期为准。联合行文以最后签发人的签发日期为准。

(十一)印章。公文应加盖印章。党政联合上报的公文,加盖党委印章;联合下发的公文,加盖党委、行政印章。会议纪要不加盖印章。

(十二)附注。需要说明的其他事项,要在公文中加括号标注。请示公文必须在附注中写明联系人姓名和联系电话。

(十三)附件。正文的补充说明,或有关重要参考资料。附件应与主件一起装订发送。

(十四)主题词。公文一般要标注主题词。可选用35个基本词汇,每个主题词一般由24个汉字组成。主题词应从规定的主题词表中选用,不得随意标注,确需在主题词表之外选择主题词,应在该主题词后加“△”标注清楚。

(十五)抄送单位。指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位。应当使用全称或者规范化简称、统称。

第八条  公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

 

第四章  行文规则

第九条  行文应当确有必要,注重效用。

第十条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时,必须抄送被越过的机关。

(一)校内的重要公文,应当同时抄送直接上级机关和有关主管部门。

(二)主送上级机关的公文,如与其他上级机关有关,可同时抄送,但不要抄送给主送机关的职能部门。

(三)不相隶属的机关或部门之间一般用函行文。

(四)党政职能部门可以学校公文代字就其职责范围内的重要事项代表学校向校内、校外行文,但部门本身不得对外正式行文。内设机构对外联系工作,可以普通信函的形式办理。

第十一条  “请示”应当一文一事;一般只写一个主送单位并由其答复,需要同时送其他单位的,应当用抄送形式,但不得抄送主送单位的下级部门;除上级部门负责人直接交办的事项外,不得以单位名义向上级部门负责人个人报送“请示”文件。

第十二条  “报告”不得含有请示内容和事项。

第十三条  公文为规章制度的,在正文开始时要说明建规立制的法律法规和政策等方面的依据,在正文末尾或附则中要说明负责执行和解释的职能部门,说明开始执(试)行的日期和执(试)行期限,说明需同时废止的公文或条款;初次制订的规章制度,标题中可加“暂行”或“试行”。

 

第五章  发文办理

第十四条  发文办理指以学校名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发(含网上发布)等程序。

第十五条  发文办理的流程为:部门拟稿人拟稿→部门校对人校对→拟稿部门负责人阅核并签名→(有关单位会签→)党政办秘书核稿→(党政办负责人复核→)校领导审阅签发→机要秘书登记编号→文印秘书(敦请拟稿部门确认)印制(发布)→拟稿部门凭用印申请单用印→机要秘书归并存档。

第十六条  公文起草

公文的起草,应由熟悉公文规范格式和相关业务的专人负责或指导。重要公文应由部门负责人主持起草,在适当范围内征求意见,经集体讨论后定稿。

草拟公文应当做到:

(一)符合国家的法律、法规,符合党和政府的方针、政策及有关规定。如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。

(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

(三)公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

(四)拟制紧急公文,须有紧急的原由,并根据实际需要确定紧急程度。

(五)用词准确、规范。人名、地名、专业术语、数字、事物名称、引文等准确无误。引用公文应当先引标题,后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日,不要把“20××年”简写成“××年”,一般不用“明年”“上月”“前日”等概念。

(六)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

(七)公文应使用国家法定的计量单位。

(八)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”等,规章制度中依次为章、节、条、款等。

(九)文内使用非规范化简称,应当先用全称,并在括号内注明“以下简称××”。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

第十七条  起草公文可以直接在办公自动化系统中进行,拟稿部门将文件发送核稿秘书前,应按要求填写《拟稿纸》,将经办部门名称、密级、缓急、主送单位、抄送单位、拟稿人、部门领导阅核、电话、校对、份数、是否在网上或校务公开橱窗中发布、附件、主题词、标题等内容填写完整。

第十八条  公文会签

凡内容涉及其他部门职权范围的公文,须经有关部门会签,由拟稿人负责发送。

(一)党政职能部门代学校草拟的公文稿,在会签中遇有分歧意见,由经办部门请示有关校领导处理或提交有关会议讨论决定。

(二)由党委常委会议、校长办公会议、校领导碰头会议议定的公文内容,经办部门不得更改或增减,文稿不必会签。

第十九条  公文审核

党政办公室核稿秘书对公文审核的重点是:

(一)是否需要行文,由哪一级部门行文;

(二)是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定;

(三)与学校总体工作和现行规章制度有无冲突或重复,提出的意见和办法是否切实可行;

(四)需要同有关部门协商的事项是否已协商一致;

(五)文种使用、公文格式、处理程序和主题词等是否规范。

(六)文字表达是否准确规范。

文稿如需作较大修改,应与原起草部门协商或退回拟稿人修改。

第二十条  公文签发

凡涉及学校全局、重要政策及主送上级机关等公文,由党委书记或校长审阅签发;党委书记或校长外出时,可委托分管副校长审阅签发。其他公文,由分管党委副书记或副校长按工作分工审阅签发。

第二十一条  公文印制

(一)学校公文正式印制前,须经党政办公室文印秘书根据签发人意见校对无误后方可正式付印、发布。

(二)网上公开发布的公文一般印制5份,其中2份存档,3份交拟稿部门。内部发布的或上报的公文按实际需要的份数印制。

(三)首次印制后,如需再次加印,须由职能部门提出书面申请。

第二十二条  公文盖章

盖章时由部门拟稿人(或经办人)填写《用印申请单》并由部门负责人签字,鉴印秘书凭《用印申请单》为文件盖章。学校公文加盖学校党委或行政印章后方可生效。

第二十三条  公文发布

(一)事关学校全局、政策规定、干部任免、教职工奖惩等重要文件既在网上发布,也可在校务公开橱窗中发布,是否在橱窗中发布由拟稿部门在拟稿纸中注明。

(二)对上、对外类文件不在网上和校务公开橱窗中发布,仅以纸质文件印发。

(三)其他一般性文件只在网上发布,遇有特殊需要特殊处理。

第二十四条  涉密文件处理

涉密文件(及拟稿纸)的流转、保存必须以纸质文件形式进行,根据《南京航空航天大学党政办机要室涉密文件管理规定》有关要求进行管理。

第二十五条  相关责任

根据办公自动化系统中“编辑记录”、“流程”和WORD中“修订”等储存的信息,按“谁处理、谁负责”的原则,流程经过人共同对文件的保密性负责,各自对其处理的内容负责。

(一)签发校领导对文件的总体精神、思路和原则等负责。

(二)拟稿部门阅核(负责)人是文件第一责任人,对文件具体内容、文字的规范性和准确性等负责。

(三)党政办核稿秘书对本规定第十九条的内容负责。

(四)文印秘书对文件排版方式、发布范围、印制质量等负责。

(五)公文所依存的办公自动化系统的总管理员对公文流转的安全性和稳定性负责。

 

第六章  收文办理

第二十六条  收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、传阅、拟办、批办、承办、催办等程序。

第二十七条  学校收到上级机关下发或交办的公文和平行机关印发的公文,由党政办公室提出拟办意见,送学校有关领导批示或交有关部门办理。

第二十八条  审批公文时,对需要办理的事项,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。

第二十九条  承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时说明。

第三十条  送学校领导批示或者交有关部门办理的公文,党政办公室要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

 

第七章  公文归档

第三十一条  公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第三十二条  发文归档采用电子数据和纸质文件相结合的方式。

(一)文件拟稿纸由党政办公室机要室打印存档。

(二)文件用印后,由拟稿人(或经办人)将2份完整的文件交党政办公室机要室存档。内容较多的不便于在网上流转的附件等,由拟稿人(或经办人)与正文一并交机要室存档。

(三)年终时,党政办系统管理员将该年度公文的所有信息整理后,转存到可长期保存的介质(光盘等)中交档案馆存档。机要室将所有纸质公文移交档案馆存档。

第三十三条  收文归档须于次年的第一季度,在按规定进行文件清退后,将归档范围内的公文移交档案馆保存,并办理移交签收手续。

 

第八章  公文管理

第三十四条   公文由专门人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。传递涉密公文应当通过机要通信渠道进行。

个人出差、开会带回的公文,应视内容及时交党政办机要室,按正式公文程序办理。

第三十五条  翻印及复印的公文,视同正式公文管理。公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印机关证明章。

第三十六条  不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别,由党政办公室负责人批准,可以销毁。销毁公文应当到指定场所,并做好销毁记录,做到不丢失、不漏销。

第三十七条  工作人员调离工作岗位时,须向所在单位移交、清退本人暂存、借用的公文。

第三十八条  涉密文件及密码电报的使用和管理,按照《南京航空航天大学党政办机要室涉密文件管理规定》有关要求执行。

第九章   

第三十九条   本规定适用于学校一级的公文处理。各部门、各直属单位、各学院的公文处理,应参照本规定严格执行,并要按学校统一规定的单位代字制作公文。

第四十条  本办法由党政办公室负责解释。

第四十一条  本办法自2009101日起执行。2005516日起施行的《南航行政公文办理暂行规定》同时废止。